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《广东省办理保全证据公证办证指引》(征求意见稿)
添加时间:2013-5-4 19:34:11     浏览次数:1931

广东省办理保全证据公证办证指引

本办证指引是我处公证员根据有关法律法规、广东省保全证据公证业务的实际情况和公证实务中积累的经验起草讨论稿,由广东省司法厅公证工作管理处发往全省各公证处征求意见后形成征求意见稿,并由我处公证员在十二月十七日至二十一日的2012年全省公证员培训班上解读,供全省公证员在办理保全证据公证业务参考。本办证指引对国内没办或少办同行也有一定的参考价值。由于时间仓促,本办证指引 征求意见稿还很不完善,错漏之处难免,欢迎同行和其他各界人士提出宝贵意见,以便进一步完善。在同行中,有许多对此类业务做得非常好,也期望你们把经验共享,因为你们的宝贵经验可让更多的同行学习,可以让大家在办证中如图所示。

期待您的宝贵意见! 您的宝贵意见可发往邮箱:notary@vip.126.com。

附:《广东省办理保全证据公证办证指引》(征求意见稿)全文

广东省办理保全证据公证办证指引

(征求意见稿)

第一章总则

第一条  为了规范我省公证机构办理保全证据公证事项,根据《中华人民共和国民事诉讼法》、《中华人民共和国公证法》、《公证程序规则》等法律、法规、规章以及中国公证协会《办理保全证据的指导意见》,制定本办证指引。

第二条  保全证据公证是指公证机构根据自然人、法人或者其他组织的申请,依法对与申请人权益有关的、有法律意义的证据、行为过程加以提取、收存、固定、描述或者对申请人的取证行为的真实性予以证明的活动。

第三条  保全证据公证的种类:

(一)对书证的保全;

(二)对物证的保全;

(三)对视听资料的保全;

(四)对证人证言、当事人陈述的保全;

(五)对行为过程和事实的保全。

第四条  办理保全证据公证,应当遵守法律,坚持客观、公正的原则。保全证据的方式不得违反法律、法规的禁止性规定。

第五条  保全证据公证由当事人住所地、行为或者事实发生地的公证机构受理。

第六条  公证机构办理保全证据公证,应当询问当事人并制作询问笔录,询问笔录除需要按照《公证程序规则》规定应当载明的内容外,还应当载明下列内容:

(一)申请保全证据的原因、用途或者目的;

(二)申请保全的证据的种类、名称、数量、时间、地点和现状;

(三)保全证据的方式、方法;

(四)告知当事人其权利、义务、法律责任和注意事项以及公证员认为应当记录的其他内容。

第七条  公证机构派员外出办理保全证据公证的,由二人共同办理,承办公证员应亲自外出办理;在不违反法律、法规规定的情况下,公证员可以不表明身份。

第八条  公证机构办理保全证据公证,除需要按照《公证程序规则》规定的事项进行审查外,还应当重点审查下列事项:

(一)保全的证据与当事人的权益是否有利害关系;

(二)保全证据的方式、方法有无侵害他人合法权益或者违反法律、法规禁止性规定的情形;

(三)参与保全证据相关人员的身份是否属实、资格是否具备。

欠缺资料可以补充的,公证机构通知当事人补充资料;不能补充或有侵害他人合法权益或者违反法律、法规禁止性规定的,公证机构应终止办理,并通知申请人。

第九条  公证机构办理保全证据公证,应当根据具体情况采取复制、拍照、录音、录像、封存、绘图、非专业性鉴定和勘验、制作笔录等方式和方法。保全证据过程中涉及到专业技术鉴定、评估的事项,应当由当事人委托专业机构办理,或者征得当事人的同意由公证机构代为委托。

第十条  公证员应当根据保全需要随时制作现场记录并最终形成完整的工作记录,载明保全证据的时间、地点、申请人、在场人员、保全方式方法、证据的名称、类型、数量以及封存、保管等。

第二章 公证申请、审查和受理

第十一条  自然人、法人或者其他组织申请办理保全证据公证,应当提交下列材料:

(一)申请人的身份证明、资格证明;

(二)申请人与保全的证据有利害关系的证明材料;

(三)载有申请保全证据的理由、用途和证据取得的方式方法的书面说明;

(四)与申请保全证据相关的其他证明材料;

(五)承办公证员认为需要提供的,与具体案件相关的其他证明材料。

第十二条  符合下列条件的申请,公证机构可以受理:

(一)申请人主体资格符合法律规定;

(二)申请符合《公证程序规则》第十九条的规定;

(三)申请人取得证据的方式不违反法律、法规的禁止性规定。

对于不符合前款规定条件的申请,公证机构不予受理,并通知申请人。

涉及危及人身健康、安全或者违反公序良俗的、进行商品或者服务的比较性广告宣传的保全证据公证申请,公证机构不宜受理。

第十三条  申请人申请对已被查封、扣押的财产办理保全证据公证的,公证机构不宜受理,但经依法实施查封、扣押的机关申请或者同意的除外。

第十四条  承办公证员受理前应对保全证据公证事项进行必要的风险评估并审慎处理。主要为以下方面:

(一)外出办理保全证据公证的公证人员人身安全难以保障;

(二)因技术、环境、人为因素等原因导致公证办理困难且公证质量难以保证;

(三)公证申请人有超出公证事项范围非法使用公证文书的目的、动机;

(四)保全证据公证事项易于产生不良社会影响及后果。

第三章  公证办理

第一节保全书证、物证和视听资料的公证办理

第十五条  办理保全书证、物证和视听资料的公证,公证人员应当采取现场勘验和当场提取证据的方式进行,并将相关的情况制作工作记录。记录的内容应当包括:勘验的时间、地点;办理保全证据公证的公证人员及在场的相关人员的人数、姓名;保全对象的基本情况;保全的方式、方法;证据取得的时间、地点、方式或者证据的存放方式、地点、现状;取得的证据数量、种类、形式等。

对不易收存的物证可以采取记录、绘图、照相、录像、复制等方式保全。

第十六条  办理保全书证、物证和视听资料的公证需要由专业机构或者专业人员采用技术手段进行的,公证人员应当审查专业人员的身份和相应的资格,告知其操作的法律意义与法律后果,并对保全过程予以证明。

第十七条  保全书证、物证和视听资料过程中,委托专业机构或者专业人员以照相、录像、录音、测绘、评估或者鉴定等方式形成的证据,应当由专业机构的承办人员或者专业人员签名并及时由公证机构封存。

第十八条  当事人申请以下列视听方式办理保全证据公证且不损害他人合法权益、不违反公序良俗的,公证机构可以受理:

(一)以照相、录像方式在公共场所(包括营业场所)对财产、行为办理保全证据公证的;

(二)以录音、录像方式对其与他人的谈话办理保全证据公证的。

第二节 保全证人证言的公证办理

第十九条  办理保全证人证言的公证,由使用证人证言的当事人提出申请,也可以由提供证言的证人单独或者与使用证人证言的当事人共同提出申请。

第二十条  证人符合下列条件的,公证机构可以受理:

(一)因健康原因不能出庭的;

(二)因路途遥远,交通不便不能出庭的;

(三)因自然灾害等不可抗力不能出庭的;

(四)其他有正当理由不能出庭的;

(五)其他具有法律意义必须办理的。

第二十一条  保全证人证言,可以由证人在公证人员面前亲笔书写证言,或者由使用证言的当事人在公证人员面前对证人进行询问并作出记录,公证人员可以酌情采用录像、录音等方式保全证人证言形成的过程。

第二十二条  公证人员在证人作出证言前,应当告知其享有的权利、承担的义务及其法律责任,并将告知内容制作询问笔录。询问笔录和所保全的证人证言应当由证人签名。

第二十三条  申请保全若干证人的证言,公证机构应当分别办理。

第二十四条  保全危重病人的证言,应当由医疗机构证明其精神状况并可以酌情采用录像、录音等方式保全证人证言形成的过程。

第二十五条  保全限制行为能力人的证言,应当审查其年龄、智力或者保全时的精神状况,并有其监护人在场,监护人应当在询问笔录和所保全的证人证言上签名确认。

第二十六条  保全证人证言的公证书中可以载明:“本公证书仅证明证人证言的形成过程,不对前面的XXX的证言内容的真实性作出证明”。

第二十七条  保全当事人陈述的,参照本节规定办理。

第三节 保全送达文书的公证办理

第二十八条  保全送达的文书应当由当事人送达,公证机构仅对当事人送达文书的行为和过程予以证明。

第二十九条  公证人员办理保全送达文书公证应当向当事人告知下列内容:

(一)公证机构仅保全当事人送达文书的行为和过程,送达的时间、地点和对象发生错误的风险均由当事人承担;

(二)公证机构办理保全送达文书公证,仅证明当事人送达文书行为和过程的真实,不证明被送达文书内容的真实性;

(三)公证机构不对送达行为可能产生的法律后果作任何承诺;

(四)公证机构不对受送达人的身份、权限的真实性作出证明(受送达人接受公证人员核实其身份的除外);

(五)在办理保全邮寄送达、数据电文送达公证中,公证机构仅保全当事人的送达行为,不对受送达人是否收到了送达文书作出证明。

第三十条  办理保全送达文书的公证,应当做好送达的现场记录。现场记录应当载明下列内容:

(一)当事人的名称;

(二)受送达人的名称;

(三)送达文书的名称;

(四)送达的地点;

(五)送达的方式;

(六)对送达现场情形的客观记录。

第三十一条  采用邮寄方式送达的,应当将送达凭证原件或者复印件归档保存;如申请人要求查询邮寄送达结果并予以公证,公证机构可以将相关查询结果附公证书。

第三十二条  采用传真、电子邮件等数据电文方式送达的,应当将数据电文的纸质载体归档保存,并对相关过程进行拍摄。

第三十三条  现场送达时受送达人拒绝接收文书的,送达人可以把文书留在受送达人的住所,并采用拍照、录像等方式记录送达过程。公证员应制作工作记录,记明地点、时间和受送达人拒收情形,由送达人、公证人员签名。

第四节 保全侵权物证的公证办理

第三十四条  公证机构受理保全侵权物证公证时应告知当事人,公证机构仅对当事人取得侵权物证过程的真实性进行保全并作出客观公正证明,不保证所保全的证据必然发生对当事人有利的影响,也不保证所保全的证据必然被人民法院或者其他使用者采信。

第三十五条  公证人员前往保全侵权物证地点前,视具体情况,可以预先查询该地点地理位置和周边环境、检查保全所使用设备运行正常及做好其它相应准备工作,可以预先制定保全证据工作方案。

第三十六条  公证人员应办理正常手续、通过正常途径进入保全侵权物证场所进行保全工作。

第三十七条  公证人员应对现场路牌标识、门牌号码、店名招牌以及周围相关状况进行拍照并附公证书。公证人员可以在保全侵权物证现场拍摄本人在场照片,现场如有监控设备公证人员可以在监控设备前出现。

第三十八条  保全侵权物证过程中,公证人员应提示当事人注意核对其取得的售货凭证记载内容与所取物证是否一致,如不一致的,公证人员应提示当事人要求修改或更换售货凭证,当事人拒不更换或无法更换的,公证人员应当根据具体情况在工作记录和公证词中予以注明。

第三十九条  保全侵权物证过程中,当事人应当有能力控制保全证据现场的局面,防止矛盾激化。当事人无法控制现场局面的,公证人员应当不予保全;已经开始取证的,可以暂时中止保全程序,待恢复正常秩序后视情况继续或者终止保全程序。

第四十条  取证过程中取得的凭证(包括发票、收据、小票等),公证机构应当收存原件,有正当理由无法收存原件或当事人因诉讼、报销等需要要求取回的,应当收存经公证人员核实无误的复印件,原件可由我处封存后交当事人。

第四十一条  保全过程中取得的物证,应在公证人员可监控范围内。条件许可的情况下,可以在现场封存物证。如现场条件不许可,公证人员可携带取得的物证到适当的场所或返回公证处后及时封存。

第四十二条  保全邮购、网络购买物品,应在银行汇款、网络支付时在相关单据上注明所购物品名称、型号、数量、价款,核对收款人、收货人的名称、地址、联系电话等信息无误,核对汇款、转账金额无误。收货地点可指定为当事人住所或其他便于收货的地址,不宜指定为公证机构住所。当事人应索要汇款、转账凭证并交由公证人员保管。

公证人员应监督当事人领取邮购、网络购买物品的过程。启封前应对该邮件包裹的外观、详情单完好状况进行拍摄。

第四十三条  封存取得的物证要尽量避免封条遮挡、损坏原包装或者物品的文字、图片等重要外观标识,必要时应当另行包装封存,封条上可以由当事人和公证人员共同签字(盖章)。

第四十四条  除应当由公证机构保存的证据以外,公证员可以与当事人、该项证据实际持有人共同确定存放证据的保管人、保管场所、保管期限,并将其写入公证证词中。

第四十五条  当事人或者有关机构领取保全过程中取得的物证,公证人员应与当事人或者有关机构办理相关的签收及交接手续并收存相关凭证归档。

第五节  保全网络电子证据的公证办理

第四十六条  保全网络电子证据的公证,是指公证机构利用计算机设备和技术,通过接入网络固定、提取电子证据的活动。

第四十七条  办理保全网络电子证据的公证,应当使用公证机构的计算机和网络设备;如使用当事人或第三人的计算机和网络设备,应对相关设备进行清洁性检查。

第四十八条 公证机构在审查公证事项时,应当询问当事人并制作询问笔录,询问笔录除按照《公证程序规则》第二十九条的规定应当载明的内容外,还应当重点载明下列内容:

(一)当事人申请保全网络电子证据的种类、名称以及目前的存储介质状况;

(二)提取、固定网络电子证据的时间、地点和所使用的主要的或者特殊的方法、软件、设备;

(三)当事人有关提取、固定互联网电子证据的特殊要求。

第四十九条  公证机构除应按照《公证程序规则》的规定向当事人进行告知外,还应当重点告知下列内容并载入询问笔录:

(一)当事人申请保全的内容不得侵犯他人通信秘密、个人隐私,申请保全的方式不得反法律、法规的禁止性规定;

(二)公证人员可以对当事人提出的提取、固定证据的方法、操作程序以及使用的设备提出建议,当事人有权决定是否予以采纳。如果当事人的最终决定违反法律规定,公证机构应当不予办理。因当事人最终决定采用的方法、操作程序以及当事人提供的设备存在瑕疵,导致当事人或者第三人利益受损的,当事人应当承担法律责任;

(三)当事人申请保全网上聊天记录、电子邮件的,公证人员应当告知其如果不能证明对方的真实身份,则保全的电子信息可能不具有证据效力;

(四)当事人申请保全的电子邮件存储在大型公共网站邮件服务器以外的邮件服务器内的,公证人员应当告知当事人公证机构仅证明电子邮件被提取时的客观状况,不证明电子邮件被提取之前的客观状况;

第五十条  公证人员或者当事人应当按照当事人提供的书面操作程序进行操作。公证人员应当按照操作顺序记录登录网络、进入相关网址(网页)、下载、打印(或者刻录光盘)等整个过程和所使用的操作软件的名称与版本,并要注意审核下载的内容是否与网页内容相符,必要时可以对保全过程进行录像。

第五十一条  公证机构办理保全网络电子证据公证,可以使用公证处、公证人员的移动硬盘、存储卡、U盘、光盘、录音机、录像机、照相机、手机等移动存储介质,也可以使用当事人或者第三人提供的移动存储介质。使用当事人或者第三人提供的移动存储介质应当对移动存储介质进行清洁性检查。

第五十二条  提取的电子证据存入移动存储介质后,应当由当事人和公证人员共同封存。封存之前,移动存储介质应当始终在公证人员的监控之中。

第五十三条  实名制邮箱的注册人或者非实名制邮箱的密码持有人申请办理保全网络电子邮件公证的,应当保证其申请登录邮箱保全电子邮件的行为不会侵犯他人的通信秘密、个人隐私。公证机构受理后,应当告知申请人保全电子邮件的行为不能存在侵犯他人通信秘密、个人隐私的情形;在保全证据过程中,公证机构如发现保全电子邮件的行为存在侵犯他人通信秘密、个人隐私的情形,应及时终止办理。

法人或者其他组织申请保全其员工使用的用于公务的电子邮箱内的邮件,应当经该员工书面同意,或者由该员工亲自操作提取、固定相关电子邮件。

第五十四条  公证机构办理保全网络电子证据公证,需要到网吧、会所等公共场所保全证据的,现场记录应当载明下列内容:

(一)保全地点的详细地址;

(二)进入、离开保全地点的时间;

(三)公证人员随机挑选计算机的过程;

(四)对计算机进行清洁性检查的过程;

(五)使用申请人提供的移动存储介质的,对移动存储介质进行清洁性检查的过程;

(六)在保全地点通过网络传输将提取、固定的证据发回公证机构控制的电子邮箱的,应当载明电子邮件传输的操作过程和公证人员回到公证机构下载电子邮件的过程。

第六节  保全建设项目公示的公证办理

第五十五条  申请办理建设项目公示公证,应当提交下列材料:

(一)申请人须是建设项目所有权人或者管理人,并提交权属证书,委托他人代理的应同时提交授权委托书;

(二)提交相关部门要求公示公证的书面文件;

(三)载有申请公示公证的理由、用途等的书面说明;

(四)与申请公示公证有关的其它证明材料。

第五十六条  公证人员办理保全公示公证应当向当事人告知下列内容:

(一)告知申请人公证机构不对规划公示的法律后果作任何承诺;

(二)告知申请人做好公示内容的保护措施,防止因日晒雨淋而引起褪色、字迹模糊、损坏以及人为的撕毁。

(三)告知申请人若擅自变更公示的内容、时间或地点,公证机构将拒绝公证,并由申请人承担相应的责任;

第五十七条  在公示期间,公证人员需不定时到公示地点对公示内容进行检查并拍照,现场记录公示现场的情况。

第五十八条  在公示期间,公证人员或申请人发现公示文件有错漏或其它不适宜继续公示的情况,公证人员应中止办理,待适宜继续公示后重新办理。

第七节 保全单方收回出租房屋或者其他物业的公证办理

第五十九条  办理保全单方收回出租房屋或者其他物业的公证,应当具备下列条件:

(一)申请人须是房屋或者其他物业的所有权人或者管理人,并提交权属证书,委托他人代理的应同时提交授权委托书;

(二)提交有效的承租合同,且其中必须载明承租人不履行或者不完全履行合同义务时,所有权人或者管理人有权单方收回出租房屋或者其他物业的约定;

(三)承租合同约定出租人单方收回出租房屋或者其他物业前应当履行催告程序的,申请人应当先就其履行催告义务的过程申办保全证据公证;

(四)提交承租人存在违约事实的证明材料(如催交租金的函件);

(五)申请人书面承诺对单方收回房屋或者其他物业行为而侵犯他人合法权益愿意承担相应的法律责任;

(六)申请人承诺保护房屋或者其他物业内承租人财产的完整和安全。

第六十条  申请人应当有能力控制保全证据现场的局面,防止矛盾激化。申请人无法控制现场局面的,公证机构应当不予办理;已经开始取证的,可以暂时中止保全程序,待恢复正常秩序后视情况继续办理或者终止办理。

第六十一条  对现场清点的物品,应当登记造册,并由申请人、其它在场人员签名,必要时可以进行封存,交由申请人妥善保管。公证人员对保全过程应当做好现场记录,并可采取照相、录像等方式对现场状况加以固定。

第六十二条  公证人员在必要情况下,对清点过程中放置待清点物品的房间,可以采取粘贴临时性封签的方式,对物品及其存放环境等事实进行固定。

第四章  公证书的出具、制作和归档

第六十三条  保全证据公证类公证词应参考司法部要素式公证书保全证据类格式草拟。

第六十四条  在制作过程中,应重点核对附入公证书的影印件、打印件、照片、光盘是否完整、无误。

第六十五条  公证机构经审查,认为申请公证的事项符合《公证法》及有关办证规则规定的,应当自受理之日起十五个工作日内向当事人出具公证书。

因不可抗力、补充证明材料或者需要核实有关情况的,所需时间不计算在前款规定的期限内,并应当及时告知当事人。

第六十六条  公证机构在出具公证书后或者作出不予办理公证、终止公证的决定后,应当依照司法部、国家档案局制定的有关公证文书立卷归档和公证档案管理的规定,由承办公证员将公证文书和相关材料,在三个月内完成汇总整理、分类立卷、移交归档。

第五章   附则

第六十七条  本办证指引未提及的或与其它法律法规有冲突的,依《中华人民共和国公证法》、《公证程序规则》等法律、法规、规章以及中国公证协会《办理保全证据的指导意见》相关规定执行。

第六十八条  其它法律、法规、规章对本指引所涉公证事项有特殊规定的,从其规定。

第六十九条  本办证指引自xxxx年xx月xx日起使用,供本省公证机构公证人员办理保全证据公证时参考。

第七十条  本办证指引由XXX负责解释。

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